Belangrijk bij het bereiken van duurzame resultaten is dat er een professionele inkoopfunctie wordt ontwikkeld waarbij de inkoop samen met de gebruikers optrekt om de markt te bewerken. Foralda gaat ervan uit dat een adviesopdracht in de grond tijdelijk is en wil tijdens een traject maximaal kennis overdragen op de mensen in de organisatie.

 

Overdracht van kennis wordt dan gekoppeld aan het zelf uitvoeren van trajecten waarbij we dus zelf het goede voorbeeld geven.

 

Net zoals andere consulting firma’s probeer je laaghangend fruit te pakken waar mogelijk door enkel met leveranciers in gesprek te gaan. Dan krijg je meestal een paar procent extra korting als je de contractduur met een paar jaar verlengt. De inkoopresultaten bij een professionaliseringsslag zullen vele malen groter zijn dan wanneer alleen maar op de leveranciers wordt gefocust. Dan praat je niet meer over enkele procenten maar soms over tientallen procenten of 100% als blijkt dat iets niet nodig was.

 

Professionalisering is voor een groot gedeelte het gevolg van gedragsverandering. Zowel naar de interne klant als binnen de afdeling inkoop, maar ook naar de leverancier is dat een leerproces dat wij begeleiden en uitvoeren.

In het kort komt het erop neer dat de verschillende elementen worden bekeken die ervoor zorgen dat een professionele inkoopfunctie kan worden uitgebouwd.

 

Pijler 1 : opbouw van een professioneel inkoop skelet

 

Het is een “papieren” oefening waarbij er algemene zaken worden geëvalueerd en daar waar nodig geoptimaliseerd.

 

Te denken valt aan :

• Ontwikkelen van beleid en procedures incl. rollen en verantwoordelijkheden

• Opzetten/beoordelen van verschillende gremia zoals investeringscommissie, MAC

• Installeren/verbeteren van de interne communicatie structuur met de stakeholders

• Ontwikkelen van management tools ter ondersteuning van het inkoopwerk (BC format, verbeteringsrapport etc.)

 

Vaak worden ook minder evidente vragen gesteld die raken aan inkoop, maar ervoor zorgen dat het algemene beleid wordt versterkt.

 

Ookal heeft een organisatie alle documenten op orde, dan nog is er dikwijls veel ruimte voor verbetering op gebied van stroomlijning, vereenvoudiging van werkwijzen, het toetsen van een geschreven procedure aan de werkelijkheid en de wenselijkheid. Onze focus ligt op het zo functioneel mogelijk aanpakken van de inkoopfunctie.

 

Pijler 2 : invoeren van de professionele werkwijze

 

Tegelijkertijd met de opbouw van de werkwijze wordt deze ook al toegepast in de praktijk.

 

Tezamen met de interne stakeholder wordt bepaald op welke manier de inkoop zal worden bedreven. Indelingen van inkooppakketten worden gemaakt in de tijd, bijgevoegde gegevens verzameld, rollen en verantwoordelijkheden afgesproken etc.

 

De inkopers die aanwezig zijn worden gecoacht door Foralda op verschillende gebieden waar ze hulp nodig hebben. Dat kan gaan van technische training over bv. het inkoopproces tot tactische training over bv. het beïnvloeden van een koopbeslissing.

 

Daarnaast zullen we zelf ook op deze werkwijze werken om aan te tonen dat het succesvol is. Daardoor wordt dan ook een tempoversnelling gerealiseerd die nog tot meer resultaat leidt en ook zorgt het ervoor dat de hele organisatie dezelfde manier van werken ervaart. Weer een belangrijk element van de totale aanpak.

 

Heel concreet zal u merken dat professionele inkoop zoals wij dat zien veel verder gaat dan wat de meeste inkopers en inkoop consultants doen. Denk maar eens aan de volgende zaken:

• Altijd als eerste vraag stellen of we wel iets nodig hebben. Iets niet kopen dat we niet nodig hebben levert 100% besparing op. Kijk maar eens naar bv licenties of allerlei aankopen aan het einde van het jaar om het budget op te krijgen.

• Kijk naar de Total Cost of Ownership. Besparingen op korte termijn kunnen heel duur uitvallen op de langere termijn en andersom. Neem investeringen en exploitatie altijd mee. Duurzaamheid kan ook een thema zijn waarmee je jezelf wil profileren.

• Samen onderhandelen met de gebruiker. Door goede wisselwerking en een gezamenlijk doel te creëren met gebruikers versterk je de onderhandelingspositie richting leveranciers.

• Verkoop de sterktes van je organisatie aan de leverancier. Zoek naar de toegevoegde waarde die WIJ aan de leverancier kunnen bieden.

• Meer omzet levert niet automatisch een betere deal, anders zou Intrakoop de beste voorwaarden moeten hebben en dat is verre van waar. Zekere omzet, PR, uitstraling, respect, gunnen etc zijn veel belangrijkere kwaliteiten voor een leverancier, die een goede deal meebrengen. Dat cultiveren we. 

• Zorg als inkoop dat je leveranciers verkoopt aan de organisatie. Inkopers helpen interne klanten en ook leveranciers. Bouw dus de best mogelijke relaties op zowel in huis als met leveranciers. Kennis is immers macht.

• Inkopers hoeven geen inhoudsdeskundige te zijn. Inkopers verbinden kennis en partijen. Kennis over producten en diensten is er genoeg, zowel bij gebruikers als bij leveranciers. Inkopers moeten enkel weten hoe de kennis om te zetten in macht en een goede deal.

• Er valt over alles te onderhandelen. Ook over advocaten, incassokantoren, adviseurs, bouwtrajecten, zelfs belastingen, bankkosten etc. Er zijn geen taboes.

• We zoeken naar de laagst acceptabele kwaliteit tegen de beste prijs. Klink negatief, maar wil zeggen dat we samen met de gebruiker de kwaliteitseisen vastleggen en kritisch bevragen om nadien dan de beste voorwaarden te onderhandelen.

• De inkoopafdeling en inkopers worden gecoacht om deze manier van werken te kunnen verderzetten.

• Maar het kan ook zijn dat we moeten besluiten om personele veranderingen door te voeren. En dan te ondersteunen met het opbouwen van een nieuwe afdeling.

 

Inkoop en de inkoopafdeling wordt een partner en niet de vertragende factor.

 

Pijler 3 : cultiveren van de gedragsverandering

 

Cultiveren van de wil om te veranderen start vanaf dag 1 en is een gevolg van de opzet binnen pijlers 1 en 2 en het trainen coachen van de inkoop en andere belanghebbenden.

 

Afhankelijk van de noodzaak worden verschillende training en coaching sessies voorzien, uitgevoerd in groep of individueel on the job.

 

Foralda heeft gekozen om op dit vlak uit te blinken door de Fish! Filosofie te omarmen. Door dit programma vinden medewerkers de motivatie om elke dag het beste van zichzelf te geven, krijgen managers de tools om teams te inspireren, wordt teamwork bevorderd etc. Dit alle met het doel om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

 

Wij hebben gecertificeerde Fish! Facilitators die de positieve sfeer die nodig is bij verandertrajecten kunnen creëren waardoor veranderingen doorheen de organisatie gedragen worden. Onze consultants brengen de mentaliteit gewoon in de projecten mee.

 

Doel van een professionaliseringsproject

 

Een project is pas geslaagd wanneer de organisatie zelfstandig de ingeslagen weg verder kan zetten. De gedragsverandering is doorgevoerd en wordt de nieuwe manier van werken.

Daarbij zijn de overweldigende financiële en kwalitatieve resultaten het gevolg.

Typisch duren projecten tussen 6 maanden en 15 maanden om de gedragsverandering te realiseren en voldoende vertrouwen op te bouwen om op de ingeslagen weg verder te kunnen.

 

We kunnen elke organisatie helpen

 

Onze aanpak is toepasbaar op elke organisatie, groot of klein, in elke bedrijfstak. 

De manier van werken wordt aangepast. 

Projecten worden uitgevoerd op basis van de noden die er zijn.