Inkoop is Strategisch - niks meer en niks minder !!!

Foralda houdt zich bezig met het professionaliseren van inkoop functies. De inkoop afdeling is daarvan een wezenlijk onderdeel, de centrale spil in het web.

Bij een zorginstelling is typisch tussen 20 en 30% van alle kosten inkoop gerelateerd. De rest is personeel. Als je ervan uitgaat dat je medewerkers je belangrijkste uithangbord zijn en dat besparen op personeel, tactisch moeilijk kan liggen en mogelijk ook aan je basis dienstverlening kan raken en daarnaast, het verhogen van de inkomsten bij zorgverzekeraars ook niet al te makkelijk wordt gerealiseerd, dan zou je dus kunnen denken dat de grootste verbeteringen uit de inkoop zouden kunnen komen.

Dat de inkoopafdeling dus een essentiële vertegenwoordiger is van de Raad van Bestuur naar de leveranciersmarkt lijkt me dan ook volstrekt duidelijk. Een zo groot mogelijke onbevangen manier van werken voor inkopers, zowel richting leveranciers maar belangrijker nog, richting de interne organisatie lijkt me daarom onontbeerlijk.

Waarom wordt een inkoop afdeling dan zo vaak stiefmoederlijk behandeld en ondergeschoven bij afdelingen als Financiën of Facilitair Bedrijf (of buiten de deur gezet, maar dat staat in een ander artikel)?

Facilitair bedrijf vertegenwoordigt een enorm percentage van de totale kosten (tot wel 30%). We halen ons toch een enorm risico op de hals door een hiërarchische relatie te creëren tussen een onbevangen partij als inkoop en de grootste klant ???

Als een inkoper voor een organisatie een neutraal negatief advies moet uitbrengen op een business case van een FB manager en die FB manager moet vervolgens over de kwaliteit en de job van diezelfde inkoper beslissen, dan zie je toch de problemen aankomen? Ik heb dat al meerdere malen in de praktijk meegemaakt. Dat kost miljoenen.

Daarnaast geldt het feit van respect en belang. In heel veel organisaties praten management lagen met elkaar. Dus de inkoopafdeling laag neerzetten in de organisatie heeft vaak als gevolg dat ze ook niet serieus worden genomen en bij interne discussies meteen worden gepasseerd. En dan moet een FB manager die niets van het inkooppakket weet gaan bemiddelen, en die heeft weer zijn eigen belangen.

Financien heeft dan niet zoveel kosten maar het organisatorische probleem blijft gelijk.

Wat is dan mijn visie:

Inkoop vertegenwoordigt de RvB en om vanuit die positie onbevangen te kunnen werken voor de hele organisatie, zouden ze enkel verantwoording moeten afleggen aan de RvB. Dat kan als een staf afdeling zoals er meerdere al bestaan die blijkbaar niet ter discussie worden gesteld (denk maar aan P&O of juridische dienst)

Tactisch kan de inkoper dan ook op gelijke voet praten met elk niveau in de organisatie en iedereen zal weten dat de inkoper de RvB vertegenwoordigt. Dat werkt veel efficiënter er effectiever.

Goed vastleggen van de werkwijze in beleid, visie en procedures helpt de positie vast te houden.

Slogan: je krijgt de inkoop die je verdient. Als je inkoop goed neerzet krijg je goede deals, zet je de inkoop niet goed neer, dan niet. Leveranciers weten dat en spelen daar terecht op in.

Het wordt tijd dat iedereen beseft hoeveel toegevoegde waarde inkopers kunnen leveren.

LAAT ZE LOS ZOU IK ZEGGEN !!!